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できること
Access 2010 で作成された簡単な業務アプリケーション (フォームやデータベース、Access マクロのセット) を、Web ベースのアプリケーションに変換して、ブラウザーから共同で利用できるようになります。
解決したい課題
Word や Excel、PowerPoint などとともに、Access は非常に多くの企業で利用されている業務アプリケーションです。さほど大量のデータ量を扱わず、また利用者が限られるため情報システム部門による標準化と展開が必要ないような、部門レベル、個人レベルでの業務処理自動化の手段として、有効活用されています。
しかし、1 つのファイルにフォームからデータベースまですべての情報を押し込んでいるという、デスクトップアプリケーションとしての性格により、複数の利用者による同時利用は、パフォーマンスや安全性の観点で適切とは言えません。また、ファイルであるがゆえに、各部門のファイルサーバーや個人のデスクトップに散在することとなり、情報セキュリティや統制の観点でも問題になる場合があります。かといって、これらのエンドユーザーコンピューティングによるアプリケーションを禁止し、情報システム部門が中央で統制するようにルールを変更するのも、情報システム部門には膨大な負荷がかかり、利用者部門ではビジネス環境の変化による適時な調整ができなくなるため、現実的ではありません。このような事情から、Access を含むエンドユーザー コンピューティング ツールの管理上の問題は放置されがちでした。
2010 シリーズ Office 関連製品群で解決
Access 2010 と SharePoint Server 2010 を使えば、Access で作成するフォームやテーブル、Access マクロを、SharePoint 上の Web アプリケーションとして利用することができるようになります。利用者が多く、数多くの書籍などの情報も提供されており、また過去からの蓄積の多い Access アプリケーションを Web 化することで、組織全体で共有できるため、ビジネス部門における利便性やスピード感を損なうことなく、安全に統制されたサーバー環境の中で、革新的なエンドユーザーコンピューティングを実現することができるようになりました。
作成した Access アプリケーションを、Access のメニューから「Access Services に発行」することで、Access フォームは SharePoint の Web フォームとして、Access テーブルは SharePoint のリストとして展開されます。モーダルダイアログボックスなど一部 Web 化に対応していないフォームがありますが、Web 化用に用意されているフォーム作成メニューやクエリメニューを利用すれば、戸惑うことなく Access Services 用のアプリケーションを作成することができます。Access Services への発行時に「互換性チェックの実行」を行えば、Web化 に非対応のフォームやクエリなどを簡単に特定することができますので、既存の Access アプリケーションを一旦 Access 2010 で開いたうえで互換性を確認し、問題を修正して Web アプリケーション化することができます。
このようにして作成された Access Services Web フォームやリストは、InfoPath やその他のツールを用いて作成された Web フォームやリストと同様に、複数の利用者による同時アクセスにも問題なく動作します。システム管理者は、SharePoint 上のシングルポイントを管理するだけで済み、バックエンド データベースとの接続なども、安全性と完全性を確保した状態で、安心して利用者に開放することができます。そして何より、利用者は必要に応じて自らの手で、作成された Access Services Web アプリケーションをチューニングすることができ、ビジネス変化への素早い対応が可能になります。
PowerPoint 2010 で作成されたスライドの「スライドショー」を、ネットワークを経由してブロードキャスト配信、遠隔地にいる人に対しても、Web ブラウザーを使ってリアルタイムにプレゼンテーションをすることができます。
多くの企業でコスト削減努力の一環として、出張や大規模な集合形式会議の実施が抑制されています。しかし、消費者ニーズの細分化や変化のスピードアップに伴い、ビジネスパートナーや社内の従業員に対するコミュニケーションの機会はむしろ増加しています。ビデオ会議システムを使ってこのような課題に対処する企業も増えています。しかし、通常のビデオ会議システムは高価なハードウェア設備を要し、さらに参加者全員が同じ会議システムを所有している必要があるため、新規投資は容易ではありません。またビデオ映像だけでは PC 画面の投影などはできないため、あらかじめ紙ベースなどでの非同期な資料共有が必要です。
マイクロソフトは、PC を使ったオンライン会議が可能な Office Communications Server 2007 R2 が提供しています。このソフトウェアを利用すれば、大掛かりなハードウェア投資は必要なく、PC だけで PowerPoint スライドやその他アプリケーション、デスクトップ画面をリアルタイムに共有しながら、オンライン会議を進めることができます。簡易な Web カメラを接続すれば、お互いの様子を見ながらビデオ会議を実施することができます。音声や書き込みなどで、双方向のコミュニケーションが多発する意思決定会議においては、Office Communications Server によるオンライン会議は最適なソリューションです。
しかし、日常業務でのちょっとした情報伝達に使うには、もっと簡便な方法が望ましいと感じる場合があります。同僚やビジネスパートナーとの電話によるコミュニケーションにおいて、PowerPoint スライドを見せることでより簡潔に説明できるといった程度の場合、そのためにビデオ会議をセットアップし、会議の相手に参加を促し、相手が Office Communications Server の会議に参加するためのコンソールを持っていない場合にはダウンロードを促し、といった手順を踏むのは少々面倒です。
PowerPoint 2010 と SharePoint Server 2010 を使えば、デスクトップで実施中のスライドショーを、Web ブラウザーに対してブロードキャスト配信することができます。受信側のブラウザーに専用のアドインをインストールする必要はありません。受信側は、SharePoint Server 2010 がホストする Office Web App に組み込まれた PowerPoint Web App を使ってスライドショーを閲覧するため、PowerPoint 2010 がインストールされていなくてもかまいません。企業ネットワークの外部に対してブロードキャストする場合は、外部に対して用意された SharePoint、またはマイクロソフトが提供するサービスである PowerPoint Broadcast Service を使用することができます。
作成したプレゼンテーションを、PowerPoint のメニューから「ブロードキャスト スライドショー」として送信するだけで、特別な設定の必要なしに、即座にブロードキャストが開始されます。この操作によって、他のユーザーとスライドショーを共有するためのリンクが作成されますので、電子メールなどを使ってこれを相手に送信します。受け取った相手はそのリンクを開くだけで、ブラウザー版の PowerPoint である PowerPoint Web App が起動し、スライドショーをリアルタイムに受信することができるようになります。
この方法でブロードキャストされたスライドショーは、受信側から操作したり、ブロードキャスト中のスライドを送信側が途中で編集したりすることはできません。さらに、作成された URL が分かれば、だれでもブロードキャストに参加できるため、アクセスするユーザーの厳密な制御はできません。このような操作の必要がある場合は Office Communications Server を使用してください。しかし、電話などによる通常のコミュニケーションの中で単発的に必要とされるような、比較的単純で一方向でのスライドショー共有であれば、PowerPoint から直接実行でき、煩雑な手続きが一切必要ないこのブロードキャスト スライドショー機能が最適です。