RESOURCES
できること
保存された文書ファイルに「タグ」を付けることで、保存場所や形式に関わらず、必要な文書ファイルを素早く簡単に入手できるようになります。
解決したい課題
文書ファイルを使った共同作業のシーンが増えるにつれ、ネットワーク上に大量の文書ファイルが散らばるようになってきました。多くの企業や組織では、ファイルサーバーに共有ファイルを格納し、フォルダやファイルの命名規約を設けるなどして、保存した文書ファイルを再利用できるようにしてきました。これは紙の書類の保管方法と近いため、ユーザーに戸惑いが少なく、またファイルサーバーがいっぱいになっても、ディスクや新たなサーバーを単にネットワーク上に追加するだけで済むため、非常に好まれる方法です。
しかし、この方法では、時間の経過とともに、目的に応じてどんどんフォルダの数が増えていくことになります。さらにファイルサーバーの追加なども行われるようになると、次第に必要なファイルを見つけにくくなっていきます。特定のキーワードを使って、ファイル名や文書ファイルの内容を検索するという方法も考えられますが、それらにキーワードが含まれているからといっても、果たしてその文書ファイルが目的にかなうものであるかどうかは分かりません。
2010 シリーズ Office 関連製品群で解決
SharePoint Server 2010 を使えば、文書ファイルなどのコンテンツに「メタデータ」と呼ばれるタグを付けることによってコンテンツを特性や分類によって管理、コンテンツの物理的な置き場所や命名ルールに頼ることなく、必要な情報を素早く引き出せるようになります。
メタデータには「タクソノミー」と「フォークソノミー」の 2 種類があります。タクソノミーは中央で集中管理されるメタデータで、管理者があらかじめツリー状の用語構造を定義しておくことで、ユーザーはコンテンツの作成または編集の時に、決められた候補の中から最適なメタデータ��選択することができます。フォークソノミーはユーザーが自由に追加できるタグで、自分がそのコンテンツを再利用するために付加するブックマークのような役割を果たします。
タクソノミーを使えば、コンテンツを素早く見つけるためのナビゲーション メニューを作ることができます。SharePoint Server 2010 のドキュメント ライブラリでは、画面左側に「メタデータ ナビゲーション」ツールを追加し、あらかじめ定義されたメタデータの一覧を表示することができます。このメタデータはフィルタの役割を果たすため、一覧から任意のメタデータを選択すると、サイトに保存されている様々なドキュメントなどのコンテンツの中から、適切なコンテンツのみを選別して画面中央に表示します。またメタデータは階層構造で定義することができるため、例えば “製品グループ” – “製品名” – “型番” のように親子関係があるメタデータをツリー状に編成しておくことで、必要なコンテンツの掘り下げが簡単にできるようになっています。これにより、コンテンツの実態がどのようなフォルダ階層に保存されているのかをまったく意識することなく、必要な情報の選別が非常に容易になります。
フォークソノミーは情報の構造的な整理には不向きですが、ユーザーがどんな情報を作り出しており、どんな情報を欲しているのかをすぐに把握することができます。ページやコンテンツで「お気に入り」ボタンを押すと、ユーザー自身が再びそのコンテンツへのアクセスすることが簡単になりますが、それだけではなく、どのようなユーザーがこのコンテンツに興味を持っているのかを測る重要な手掛かりともなります。また「タグクラウド」を使って組織全体で関心の高いコンテンツに素早くアクセスしたり、「個人用ネットワーク」を使って同僚や自分と同じ興味分野を持つ人がどのようなコンテンツにタグを付けたのかを知ったりすることもできます。
このように SharePoint Server 2010 のメタデータは、新しい情報活用スタイルを提供します。構造的なコンテンツの管理性と活用レベルを向上し、組織内部に埋もれがちな情報を素早く発掘する手段を提供するメタデータにより、情報活用とコミュニケーションが一段と活性化されます。
Excel で作成したスプレッドシート ファイルを、Excel デスクトップアプリケーションを使わずに Web ブラウザで表示、編集できるようになります。
これまでは、Excel で作成したスプレッドシート ファイルを表示したり編集したりするには、Excel デスクトップ アプリケーションを起動してファイルを開く必要がありました。これまでは、ほとんどの企業や組織では何らかのバージョンの Excel、または互換のスプレッドシート ソフトウェアがインストールされているため、それほど大きな問題にはなりませんでした。
しかし近年、ワークスタイルの変化とともに非力なモバイル環境での利用ニーズが高まっています。無償ダウンロード提供されている Excel Viewer をインストールすれば、スプレッドシート ファイルを表示することはできますが、編集はできません。外出先で受け取ったスプレッドシート ファイルをちょっとだけ編集しフィードバックする機会は非常に多いでしょう。また、Excel デスクトップ アプリケーションや Excel Viewer は、スプレッドシート ファイルを開いてみるまで、中に何が記載されているかを知ることができません。スプレッドシートを含む文書ファイルの数は等比級数的に増加を続けており、閲覧性は情報活用における重要な要素の 1 つになりつつあります。
Excel 2010 と SharePoint Server 2010 を使えば、SharePoint のサービスとして実行されている Excel Services により、Excel スプレッドシート ファイルをブラウザだけで表示することができます。また表示だけでなく、任意のセルに値や数式の書き込み、書式変更など基本的な編集機能もサポートしているため、「ブラウザ版の簡易 Excel アプリケーション」として、手軽に利用することができます。これにより、いつでもどこでも、簡単に Excel スプレッドシート ファイルを活用でき、同僚やビジネス パートナーとの共同作業も容易になります。
また SharePoint には、この Excel Services により提供されるブラウザ版 Excel を Web パーツとして組み込む機能が搭載されています。同じ SharePoint の画面上に組み込まれた他の Web パーツとのデータ交換もできるため、たとえば業務実績一覧表の特定行をクリックしたときに、そのクリックされた評価指標に関する詳細な Excel 分析グラフを動的に表示させるようなことができます。
さらに、Excel 2010 に新たに追加された「スライサー」も Excel Services で利用することができます。スライサーとはボタン型のフィルタで、ピボット テーブルやピボット グラフに接続し、表示されるデータにフィルタをかけることができるものです。1 つのスライサーで、同一ブック内に存在する複数のピボット テーブルやピボット グラフに接続することができます。このため、分析に不慣れな一般ユーザーでも、ボタンをクリックするだけで簡単にブラウザ上の Excel レポートを操作し、必要な詳細データを入手できます。また複数のテーブルやグラフを同時に操作できるため、スピーディな分析ができるようになります。
このように、Excel 2010 と SharePoint 2010 の組み合わせにより、優れた分析レポートの共有やブラウザ ベースの分析操作、報告書やその他業務文書の共同作業の効率が大幅に向上します。さらに SharePoint のライブラリには、スプレッドシート ファイル更新のたびに古いバージョンのファイルをサーバー上に履歴保存する「バージョン管理」機能、作成後のスプレッドシート ファイルの承認申請などのための「ワークフロー」実行機能、ライブラリ単位でスプレッドシート ファイルを暗号化し外部への持ち出し後も保護する「IRM」機能、作成後のスプレッドシート ファイルを一定期間後に移動したり削除したりする「レコード管理」機能など、高度な文書管理機能が搭載されています。これらの機能により、スプレッドシート ファイルに対する共同作業の効率性と安全性は、さらに一段と向上します。