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Wie Sie eine Benutzerspezifische Signatur in Exchange Online einrichten können

Wie Sie eine Benutzerspezifische Signatur in Exchange Online einrichten können

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In Exchange Online stehen ja auch verschiedene Regeln zur Verfügung. Diese können auch dazu eingesetzt werden, benutzerspezifische Signaturen zu verwenden. Dies wird gerne eingesetzt, wenn ein Unternehmen eine einheitliche Signatur für alle Benutzer des Unternehmens verwenden möchte.

Beispiel: Bei jeder E-Mail, die an eine externe E-Mail Adresse versendet wird, soll die Signatur sowohl die Daten des Absenders als auch einen Disclaimer Text enthalten. Wird diese E-Mail an einen internen Empfänger versendet, soll die Signatur nur die internen Daten enthalten.

Externe Signatur:
Martina Grom
mg@contoso.com
Tel: 01 234 567 890
website: www.contoso.com
Disclaimer Text

Interne Signatur:
Martina Grom
mg@contoso.com
DW: -20

Für die Einrichtung verwende ich hier eine Regel. Diese finden Sie unter den Exchange Administratoroptionen, Menüpunkt E-Mail Steuerelement / Regeln.

signatur1

Über “Neu” wird eine neue Regel erstellt. Diese Regel soll für jeden Absender Ihrer Organisation gelten. Bei der Option “Gehen Sie folgendermaßen vor…” wählen Sie die Option “Haftungsausschluss an die Nachricht anfügen…”.

signatur2

Bei weiteren Optionen legen Sie folgendes fest: “Außer wenn….Empfänger ist im Bereich von…Innerhalb der Organisation”. Danach geben Sie der Regel noch einen Namen.

signatur3

Im nächsten Schritt legen Sie Ihren Text fest. Dies finden Sie in diesem Dialogfeld auf der rechten Seite unter Text eingeben. In diesem Feld können Sie ganz bequem auch Platzhalter und HTML eingeben. Damit haben Sie auch die Möglichkeit, ein Bild, welches in Ihrer Signatur enthalten sein soll, anzuhängen.

%%DisplayName%%<br />
%%FirstName%% %%LastName%%<br />
%%Email%%<br />
%%Company%%<br /><br />

website <a href="Contoso">Contoso">Contoso">http://contoso.com>Contoso Website</a><br />
Bild: <a href="http://mvp.support.microsoft.com/profile=471BD3C9-CB95-4463-A761-B3CA501B39EF"
target="_blank"><img src="http://www.contoso.com/layout/pics/MVP_Logo.jpg" width="109" height="50" alt="MVP Logo Martina Grom" border="0" style="border: 0px none; margin: 0px 10px 10px 0px;" align="left"/></a><br />
disclaimer text<br />

Damit ist die Regel für den externen Versand erstellt. Der Empfänger sieht dann folgendes:

signatur5

Diese Signatur können Sie beliebig in HTML formatieren! Für die interne Signatur gehen Sie dann genauso vor, nur dass Sie hier die Ausnahme auf “Außerhalb der Organisation” legen.

Die möglichen verwendbaren Platzhalter sind (Quelle).

  • DisplayName
  • FirstName
  • Initials
  • LastName
  • Office
  • PhoneNumber
  • OtherPhoneNumber
  • Email
  • Street
  • POBox
  • City
  • State
  • ZipCode
  • Country
  • UserLogonName
  • HomePhoneNumber
  • OtherHomePhoneNumber
  • PagerNumber
  • MobileNumber
  • FaxNumber
  • OtherFaxNumber
  • Notes
  • Title
  • Department
  • Company
  • Manager
  • CustomAttribute1 - CutomAttribute15

Hoffe, diese Anleitung hilft!



Comments
  • Liebe Martina,

    ich finde es in diesem Zusammenhang wichtig, zwischen Signatur und Disclaimer zu unterscheiden, schließlich landen die beiden ja an unterschiedlichen Stellen in der Mail... :-)

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