Wer BPOS, äh Office365 äh Microsoft Online Services kennt, weiß auch, dass es hier immer wieder neues zu berichten gibt und das die Serviceaktualisierungen sehr regelmäßig und sehr schnell passieren. So gibt es auch im Jänner 2011 wieder einige News:

Die Microsoft Online Services Blackberry Verwaltungskonsole wurde weiter ausgebaut, sie können nun in dieser Konsole nach Benutzern suchen, die Verwaltungskonsole wurde darüber hinaus lokalisiert und steht damit auch auf Deutsch zur Verfügung.

PowerShell wurde weiter ausgebaut! Auch die PowerShell Cmdlets werden mehr und mehr: mit den neuen Befehlen können Sie nun Weiterleitungsregeln verändern und POP E-Mail Verbindungen entfernen.

LiveMeeting Client: der LivemeetingClient wurde bereits im November aktualisiert, jetzt steht auch die lokalisierte, deutsche Version zur Verfügung.

Messaging Datensatzverwaltung (MRM): Es gibt – wie auch bei On-Premise Exchange Servern fünf Hauptverzeichnisse in jeder Mailbox. Für jeden dieser Ordner existiert ein Schwellenwert für die Anzahl der Elemente, die idealerweise verwaltet werden können.

Die Ordner und die Element-Schwellenwerte lauten wie folgt:

  • Posteingang: 20.000 Elemente
  • Gesendete Objekte: 20.000 Elemente
  • Gelöschte Objekte: 20.000 Elemente
  • Kalender: 5000 Elemente
  • Kontakte: 5000 Elemente

Bei Überschreiten der Schwellenwerte kann es zu Verzögerungen in Outlook beim herunterladen und Öffnen von Nachrichten kommen – und damit ist dann die Benutzerfreundlichkeit des E-Mail Dienstes eingeschränkt. Wer kennt sie nicht: die Übervollen, unsortierten Mailboxen? Wer hat eigentlich Überblick über 20.000 Posteingangs-E-Mails?

Viele User haben den Zero Inbox Ansatz: “wer alle Mails im Posteingang bearbeitet hat (hat keine Arbeit mehr) ist gut strukturiert.

Für die Verwaltung Ihrer Mailbox stehen einige Möglichkeiten offen:

  • Regelmäßiges Verwalten, Ablegen und Löschen älterer E-Mails. Hier ein Tipp: versuchen Sie, jedes E-Mail wirklich nur EINMAL zu bearbeiten – spart enorm Zeit und ist auch einer der Top Tipps für “getting things done”.
  • Verwenden Sie die automatische Archivierungsfunktion von Outlook.

Wird das alles nicht gemacht, kommt MRM ins Spiel. Microsoft Online Services hat mit MRM ein Verfahren entwickelt, mit dem automatisch eine verwaltete Ordnerstruktur erstellt wird, in der ältere Elemente aus den Hauptverzeichnissen in diese Verwaltungsordner verschoben werden. Dieses Verfahren wird immer in Verbindung mit dem Kunden angewendet.

Aussehen tut dies dann so:

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Weitere Infos zu MRM finden Sie in diesen ausgezeichneten FAQ.

In diesem Sinne gehe ich jetzt einmal meine Hauptverzeichnisse aufräumen. Smiley