Exchange Hosted Archive (EHA) gehört bereits seit mehreren Jahren zum Online Services Angebot von Microsoft – ein Produkt, welches – so wie z.B. auch Forefront Online Protection (FOPE, ehemals FOSE, ehemals EHS) Ihre On-Premise Mailserver Infrastruktur ergänzt. EHA kann mit Exchange Server ab Version 2000 eingesetzt werden (aufzeigen, wer noch einen produktiven Exchange 2000 Server hat!) und auch in Kombination mit den Microsoft Online Services – Exchange Online eingesetzt werden.

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Exchange Hosted Archive ist eine zentrale Archivierungslösung für Ihre E-Mails – mit bis zu 7 Jahren Aufbewahrung Ihrer E-Mails. Im Unterschied zu anderen Mail-Archivierungslösungen wird EHA auch als Service bezogen – in der Cloud versteht sich. EHA erstellt von jedem eingehenden, ausgehenden und internen E-Mail Nachrichtenkopien und legt diese in einem sicheren Archiv ab. Dieses Archiv wird dann indiziert und kann demnach sehr bequem durchsucht werden. Ein Vorteil des Services liegt auch darin, dass Ihnen EHA ohne Investition in eigene Hard- und Software zur Verfügung steht und damit Ihre Gesamtbetriebskosten gesenkt werden. Mit Exchange Hosted Archiv steht Ihnen ein Backup-E-Mail System zur Verfügung!

Exchange Online bietet seit einiger Zeit eine Mailboxgröße von 25 GB an, EHA eignet sich hier zur zusätzlichen E-Mail Archivierung und als Backup-Lösung sollten Ihnen die im Service enthaltenen 30 Tage zu kurz sein.

Die Einrichtung von EHA mit Exchange Online Services ist denkbar einfach:

Zuerst erwerben Sie über Ihren Partner das EHA Abonnement. Dieser richtet Ihnen dann das EHA Account ein.

In Ihrer Microsoft Online Services Konsole wird das Service dann ebenso konfiguriert (dies erledigen Sie entweder selbst oder Ihr Partner macht das für Sie):

  1. Klicken Sie in der Verwaltungskonsole auf Diensteinstellungen, Exchange Online, Kontakte und dann auf Neuen Kontakt hinzufügen.

  2. Gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Geben Sie EHS in das Feld Vorname ein.
    2. Geben Sie Journaling in das Feld Nachname ein.
    3. Geben Sie EHS Journaling in das Feld Anzeigename ein.
    4. Geben Sie in das Feld für die Journal-E-Mail-Adresse copy.NNNN@archive.messaging.microsoft.com ein.

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  3. Klicken Sie auf Erstellen.

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  4. Klicken Sie auf Diensteinstellungen, Exchange Online, Verteilerlisten und dann auf Neue Verteilerliste.

  5. Gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Geben Sie EHS Archiving Group in das Feld Anzeigename ein, die E-Mail adresse ist wie oben, also copy.NNNN@.
    2. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Externe Absender zulassen, damit Sie keine unerwünschten E-Mail-Nachrichten erhalten.
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  6. Klicken Sie auf Weiter.

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  7. Wählen Sie gegebenenfalls Benutzer aus, für die die Archivierung im Rahmen der EHS Archiving Group erfolgen muss.
    Und das ist sehr bequem: wenn neue Benutzer dazu kommen, müssen diese einfach in der Verteilerliste hinzugefügt werden und schon werden auch diese E-Mails archiviert!

  8. Klicken Sie auf Erstellen.

  9. Teilen Sie dem technischen Support von Microsoft Online Services mit, dass der Anzeigename Ihrer Kontakt- und Verteilerliste für die Archivierung „EHS Archiving Group“ lautet. Der technische Support erstellt dann mithilfe der Kontakt- und Verteilerliste eine neue Journalregel zum Senden der Premium-Journale an EHA.

  10. Testen Sie EHA daraufhin, ob ausgehende, eingehende und interne E-Mails korrekt archiviert werden.

Damit steht Ihnen auch mit den Microsoft Online Services eine vollwertige E-Mail Archivierungslösung zur Verfügung, welche mit einer geringen monatlichen Miete verwendet werden kann!