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BPOS Deep Dive – Die Top 10 Fragen zu Microsoft Online Services für Exchange Online

BPOS Deep Dive – Die Top 10 Fragen zu Microsoft Online Services für Exchange Online

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Mein Kollege Georg Binder hat vor einigen Tagen im Windowsblog bereits über seinen Umstieg zu Microsoft Online Services berichtet. Georg zeigt sehr schön, welchen Nutzen man von der Auslagerung dieser Ressourcen hat und rechnet auch vor, dass das Service sehr kostengünstig ist. Viele Kollegen aus dem Infrastrukturbereich sind sehr skeptisch, was Microsoft Online Services angeht, deswegen versuche ich hier einmal die mir am häufigsten gestellten Fragen zu beantworten. Sollte es noch weitere Fragen geben, können Sie diese gerne in den Kommentaren hinterlassen, bzw. eine E-Mail senden, wir werden diese gerne beantworten.

1. Wie funktioniert die Einrichtung der Services? Man benötigt für das Abonnement zunächst eine Live ID, mit der man sich anmeldet. An diese Live Id werden auch die Zahlungsinformationen gebunden. Bezahlt wird monatlich, direkt an Microsoft. Für die Bezahlung sollten Sie Ihre UID Nummer und eine österreichische, gültige Kreditkarte verwenden. Die Bezahlung auf Rechnung ist auch möglich, allerdings erst ab einem monatlichen Mindestbetrag (das sind derzeit 200,-). Es gibt bereits einige Microsoft Online Services Partner, die Sie gerne bereits bei der Bestellabwicklung unterstützen. Sie können Ihre Domänen, über die Sie E-Mailen wollen ebenfalls gleich aktivieren, dazu müssen Sie diese mit einem CNAME Eintrag zuerst validieren – in diesem Fall ist also ein DNS-Panel hilfreich.

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2. Kann ich meine Blackberry-Geräte verwenden? Ja, Sie können Blackberry ebenso weiter verwenden als auch jedes andere Exchange Active Sync fähige Gerät anbinden. Ja, auch Iphones und Androids. Aus der Praxis: die Einrichtung der mobilen Geräte ist nicht anders als mit einem lokalen Exchange, es funktioniert wunderbar über Autodiscover, Microsoft bietet natürlich den Zugang gesichert mit validen Zertifikaten an, die oft in der Praxis übliche Verwendung (vor allem bei SBS Servern sieht man das sehr oft) von selbst ausgestellten Zertifikaten mit allen damit verbundenen Nachteilen des manuellen Imports ist also nicht nötig.

3. Wie funktioniert die Migration meiner bestehenden Postfächer? Es gibt ein eigenes Migrationstoolkit, mit dem Sie die Migration durchführen können. Hier sollte man Aufwand und Nutzen auch wieder etwas in Relation setzen, bei sehr kleinen Unternehmen ist es eventuell ausreichend, die Mails in einer lokalen pst zu sichern und dann in Exchange Online zu importieren. Auch hier empfehlen wir die Zusammenarbeit mit einem Partner, der Sie bei der Entscheidung, welcher Weg gewählt wird, unterstützt. Ein guter Zeitpunkt, seine Postfächer einmal auszumisten: obwohl Ihr Exchange Online Postfach bis zu 25GB groß sein kann, würde ich Ihnen empfehlen, vor der Migration nicht mehr benötigte E-Mails zu archivieren (oder zu löschen). Meine persönliche Erfahrung mit den Migrationen: es ist einfach. Vor kurzem habe ich einen Live-Bericht eines Bloggers gefunden, der beschreibt, dass er sein Unternehmen innerhalb von drei Tagen umgestellt hat. Der Artikel ist insbesondere deshalb sehr interessant, weil hier auch beschrieben wird, dass die BPOS Suite dabei hilft, verteilte Applikationen (in diesem Beispiel 21 Apps), die in einer gewachsenen Infrastruktur verwendet werden, zu ersetzen bzw. zu konsolidieren.

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4. Mit welchen Outlook Versionen funktioniert Exchange Online? Exchange Online funktioniert ab Outlook Version 2003 und Windows XP SP2. Beim Umstieg ist es oft gut, auch seine Software auf den aktuellen Stand zu bringen, es könnte jetzt ein guter Zeitpunkt sein, auf Outlook 2007 und Windows 7 umzusteigen. Während der Installation des Online Services Client macht Sie dieser darauf aufmerksam, was Sie alles aktualisieren müssen. Achtung: unter den Home Editions der Betriebssysteme funktioniert das Service nicht. Seit ein paar Tagen steht auch ein eigener Outlook 2003 Connector zum Download zu Verfügung, der es Outlook 2003 Benutzern nun ermöglicht, das Offlineadressbuch herunterzuladen und frei/gebucht Informationen anzusehen.

5. Kann ich Verteilerlisten anlegen? Ja, natürlich. Sie können beliebig viele Verteilerlisten anlegen. Ebenfalls können Sie externe Kontakte bequem hinterlegen.

6. Wie schaut es mit öffentlichen Ordnern aus? Gar nicht. Es gibt keine öffentlichen Ordner in Exchange Online. Das ist sicher für diejenigen, die öffentliche Ordner sehr viel nützen zuerst die größte Überraschung. Ein No-Go ist es aber trotzdem nicht. Wir hatten einen konkreten Anwendungsfall, wo öffentliche Ordner E-Mail Enabled waren um den Zugriff auf E-Mails für mehrere Benutzer zu ermöglichen. Die Lösung für diesen Anwendungsfall lautet: Ein Exchange Online Postfach erstellen, mit den benötigten E-Mail Adressen versehen und dann den Benutzern darauf Zugriff zu geben. Möglichkeit 2: Einer der User bekommt die Alias-Adressen und stellt dann mit Regeln im Postfach ein, wie die entsprechenden Mails verteilt werden. Eine dritte Möglichkeit wäre, Konferenzräume zu verwenden, die aber im allgemeinen nicht für öffentlichen E-Mailverkehr
gedacht sind und eine maximale Kapazität von nur 50 MB haben.

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7. E-Mail Weiterleitungen: Immer wieder sehe ich E-Mail Konfigurationen, wo JEDE E-Mail, die an eine bestimmte Person geht, auch an eine zweite Person versendet wird. Ich persönlich bin über solche Lösungen nicht besonders froh, da sie die E-Mail Inflation fördern. Mit einem lokalen Exchange Server kann man diese Regel Serverseitig bequem einstellen. Mit Exchange Online ist das ebenfalls möglich, hier erledigt das der Microsoft Support für Sie.

8. Senden im Auftrag von möglich? Aber klar doch, hier gibt es einen detaillierten KB-Artikel, wo die Einstellungen dafür beschrieben werden.

9. Wozu brauche ich den Online Services Client? Der Online Services Client dient dazu, alle über Microsoft Online Services zur Verfügung stehenden Dienste an einem zentralen Ort zur Verfügung zu stellen und zu verwalten. Der Client richtet das Outlook Profil ein und stellt zudem Links zum SharePoint Portal zur Verfügung. Außerdem verwaltet er die Kennwortänderung, die alle 90 Tage nötig ist (ja, sie ist nötig). Die gute Nachricht: wenn Sie auf einem Apple arbeiten, stehen Ihnen die Online Services ebenso zur Verfügung: seit kurzem gibt es auch einen Online Services Client für Macintosh. Der Client sorgt auch dafür, dass Sie sich nicht – wie bei anderen Exchange RPC over HTTPS Konfigurationen – bei jedem Start von Outlook Ihr Kennwort eingeben müssen.

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10. Wie sieht es mit Updates der Services aus, wird Exchange Online auch automatisch auf Exchange 2010 umgestellt? Eine oft gestellte Frage und die Antwort lautet: ja. Die Microsoft Online Services werden periodisch aktualisiert, auch der Umstieg auf Exchange 2010 wird bald erfolgen.

Es gibt noch viele Dinge, die man über Exchange Online schreiben kann, aber für heute wollte ich mich einmal auf 10 Punkte beschränken. Ein 11ter Punkt wäre z.B. das in Exchange Online enthaltene FOPE (Forefront Online Protection for Exchange, vormals FOSE – Forefront Online Security for Exchange vormals EHS – Exchange Hosted Filtering, naja, ein guter Name braucht halt Weile). Damit sind Sie und Ihre Mailboxen auch zu 99% Spamfrei und zu 100% Virenfrei.

Die anderen Services der BPOS Suite, wie SharePoint, Livemeeting und Office Communicator bekommen eigene Artikel.

Beitrag von Martina Grom

Comments
  • Hallo Martina,

    eine kleine Frage zu Punkt 6: Wie kann ich eine weitere Mailbox anlgen (ohne einen user anlegen zu müssen) und brauch ich dafür auch eine Lizenz (Seat) ?

    Danke & LG,

    Philipp

  • Hallo Philipp,

    ja, dafür brauchst Du eine weitere Lizenz und Du legst dafür einen "User" an.

    hth

    Martina

  • Eine Frage zu Punkt 6. Das es mit Emails klappt ist schön, geht das aber auch mit dem Kalender?

    Danke und Beste Grüße

    Peter

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