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Was kommt raus, wenn man die Outlook "Inbox" umdreht?

Was kommt raus, wenn man die Outlook "Inbox" umdreht?

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Die Antwort ist verblüffend einfach: "Xobni" (sprich "Zob-ni"). So nennt sich eine amerikanische Mini-Firma aus San Francisco, bestehend aus einer Handvoll Jung-Zwanzigern, die ein cooles PlugIn für Microsoft Outlook entwickelt haben.

Was kann das PlugIn? Xobni installiert ein eigenes Panel in Outlook und spart Zeit, indem es emails, Kontakte und Attachments indiziert, in Verbindung setzt und eine schnelle Suche darauf ermöglicht.

Was ist das Besondere an Xobni? Nun, zunächst einmal hat sogar Bill Gates das Tool Xobni als "the next generation of social networking" bezeichnet.
Warum? Weil Xobni für jede E-Mail, jedes Attachment und jede Person ein Profil erstellt und diese Informationen in Beziehungen umsetzt. Das wiederum ist Basis für die schnelle und umfangreiche Suche in einer aufgeräumten Microsoft-konformen Oberfläche.

Das PlugIn läuft unter Windows XP oder Windows Vista mit Office 2003 und Office 2007 und benötigt das Microsoft .NET Framework 2.0 oder höher. Alle System-Voraussetzungen finden sich in den FAQs.

Für den persönlichen Gebrauch ist Xobni gratis. Der Download ist hier zu finden.

Die Installation erfolgt mit ein paar Klicks in gewohnter Next-Next-Finish-Manier. Beim ersten Starten von Outlook beginnt das erstmalige Indizieren.

xobni4 

Also gleich mal downloaden und ausprobieren...
(Dummerweise bin ich gerade über VPN, einem anderen User-Profil und im Nicht-Cached-Modus mit meinem Exchange-Server verbunden - das dauert natürlich... aber nach etwa 15 Minuten waren meine 6000 mails auch über die langsame ADSL-Leitung geladen und indiziert.)

Nun, hier mal der Überblick über die Funktionalität:

xobni9

Während Xobni mein Postfach indiziert bin ich gerade begeistert, dass auch Statistiken erzeugt werden: Ich antworte meinem Kontakt "Herbert" durchschnittlich innerhalb von 6 Minuten auf seine E-Mails - das ist meine beste durchschnittliche Antwortzeit - nicht wirklich wichtig, aber interessant!

Beim Indizieren sucht das Tool auch nach den Kontaktdaten der E-Mail Absender und Sender, extrahiert gleich deren Kommunikationsdaten und es werden die Statistiken erzeugt.

xobni-demo

So, fertig indiziert macht die Verwendung schon richtig Spaß.
Das Xobni-Panel integriert sich in Outlook.

So sieht´s aus.

xobni-demo4

Bemerkenswert: Xobni versucht, Telefonnummern nicht nur von den eigenen Kontakten, sondern auch aus dem E-Mail-Body und E-Mail Signaturen zu lesen und zum Profil hinzuzufügen!
Das Quickinfo auf die Telefonnummer zeigt, von wo die Telefonnummer ermittelt wurde.

Was mir sehr gut gefällt: es ist sofort in der Statistik ersichtlich, wie viele E-Mails an den Kontakt gesendet (hier: OUT 34) und vom Kontakt empfangen wurden (hier: IN 102) wurden, und auch zu welchen Zeiten mit dem Kontakt kommuniziert wird (hier: zu den üblichen Büro-Arbeitszeiten, mit Spitzen um die Mittagszeit).
Nebenbei gibt´s auch noch einen Rang (hier: Rank: #10) - wohl gereiht nach Anzahl der E-Mails.

xobni-demo5

In der Gruppe xy´s  Network sind alle Kontakte der angezeigten Person sichtbar - und klickbar. Hier kann man sich schön "durchklicken" und so von Kontakt zu Kontakt springen wie im Screenshot oben: Gregor - Martin - Franz - Bernd - usw.

 xobni-demo7

Beim Öffnen der "Conversations" - also der E-Mails - gibt´s einen hilfreichen Schieberegler, der die Größe der angezeigten E-Mai-Inhalte steuert. Praktisch!

Das Gute dabei: Nachdem Xobni ein eigens Panel in Outlook öffnet, ist die Original-Nachricht in der Outlook-Vorschau immer sichtbar. Somit kann man sich leicht darauf beziehen oder Inhalte kopieren.

Der Back-Button zeigt wie gewohnt einfach jeweils die vorige Seite an. Fürs Handling sehr praktisch.

xobni-demo6

Conversations öffnet die markierte E-Mail und zeigt gleich Links zum Ansehen, Antworten etc.

xobni-demo8

Sehr hilfreich: Keine Suche nach Attachments mehr!

Im Panel unterhalb der Conversations werden automatisch alle Attachments in einer Liste angezeigt.

xobni-demo9

Die Suche in Xobni funktioniert - wie in Outlook selbst - erwartungsgemäß schnell während der Eingabe.

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Last but not least: Analytics - Statistik auf Knopfdruck.

Hier muss man sich durchklicken - so umfangreich werden die E-Mail und Kontakt-Zahlen auf Tag, Woche, Monat, Jahr sowie die Durchschnittswerte berechnet und dargestellt.
Nun gibt´s eine Statistik über meinen E-Mail-Verkehr.

xobni-demo10

Auch ganz hübsch: das eingeklappte Xobni-Panel mit Überblick über das Postfach bzw. den aktuellen Ordner.

Ein kleiner Wehrmutstropfen: Das Xobni-Panel selbst kann im geöffneten Zustand nicht mehr verschmälert werden. Ein Widescreen macht (aber generell auch bei Outlook) Sinn ;-)

Links:

Fazit: Für intensive Outlook-Benutzer - und wer ist das nicht ;-) - ein interessantes PlugIn, das wert ist, angeschaut zu werden. Viel Spaß!

Beitrag von Toni Pohl

Comments
  • Das Plugin ist ein guter Tipp...

    ...es lebe die Statistik. Mal schauen wie sich das Plugin im Langzeit-Test verhält?

  • Ja - ich bin auch schon gespannt.

    Bis jetzt schaut das Tool sehr vielversprechend aus - ich verwende es schon sehr gerne zur Suche nach mails und Attachments.

    Bei manchen Kontakten hat das Tool bei mir etwas gepatzt und zeigt falsche Telefonnummer oder kein Bild an - das ist halt manuell zu korrigieren (aber kein Automatismus ist wohl perfekt).

    Die Kontakt-Statistik gefällt mir wirklich sehr gut - die Analytics sind interessant - mal sehen, wie sich die Statistik in den nächsten Tagen und Wochen entwickelt.

    mlg, TP

  • Tja, hab das Teil jetzt ca. 2-3 Wochen im Einsatz, und: Die Statistiken usw. sind ok, aber eigentlich nicht wirklich wichtig. Die Suche ist IMHO das einzige wirklich Wichtige am Tool, ich teste es noch eine Zeit lang, mal schauen...

  • Also ich hab ziemlich schlechte Erfahrung mit dem Tool gemacht. Bis zu dem Test habe ich ohne Outlook Cache-Mode gearbeitet, was mit meinem 5 GB Postfach deutlich schneller geht. Als ich dann Xobni installiert habe, wars komplett vorbei:

    Manchmal hat sich Outlook bei Klick auf einen anderen E-Mail-Ordner für einige Zeit, sogar bis zu Minuten, verabschiedet, bevor es wieder bedienbar wurde. Auf meinem P4 3.4 GHz (single Core aber HyberThreading) hatte ich immer wieder 50 - 60% CPU-Auslastung im Leerlauf, RAM-Usage von Outlook um ca. 50 bis 100 MB mehr.

    Alle Probleme wieder behoben mit der Deinstallation von Xobni. ^^

    Trotzdem nette Idee, vielleicht probier ichs wieder mal, wenn ich einen neuen Rechner aufsetzte. :) Vielleicht ist es dann ja auch nicht mehr beta.

  • Das ist mir auch schon aufgefallen, dass die gewohnte Performance von Outlook - sagen wir mal - verschlechtert wird. D.h. das Tool verlangsamt Outlook schon.

    Ich denke aber, es gibt einen Mehrwert in der Benutzung, daher werd ich mal fürs erste bei der Verwendung von xobni bleiben - es ist nett gemacht

    . ;-)

  • Sehr interessantes Tool. Vielen Dank für den Tipp.

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