Há mais de 20 anos os conceitos de TCO (Total Cost of OwnerShip) foram apresentados ao mercado por Bill Kirwin do Gartner Group, como um meio de entender de forma clara e racional os custos reais da infra-estrutura de TI relacionadas ao negócio. Nas palavras de seu criador: TCO é uma maneira holística de avaliar os custos de TI ao longo do tempo.

Existe uma relação simbiótica entre os conceitos do ITIL e do TCO. No ITIL os clientes demandam por melhoria nos serviços de TI para atender as expectativas de negócio. A alta-direção cobra que os custos de TI sejam justificados e gerenciados. Desta maneira, o TCO apóia o ITIL quantificando os custos e projetando as melhorias dos serviços e o seu efeito no orçamento.

De uma maneira geral, o TCO tem dois grandes componentes relacionados a custo – os diretos e os indiretos. Contudo, não existe um consenso sobre o que é um custo direto e indireto nas diversas metodologias do mercado.

Custos diretos tradicionalmente são os mais fáceis de mensurar, e por esse mesmo motivo, freqüentemente, recebem desnecessariamente uma atenção excessiva. A maioria dos modelos de TCO tem como custo direto: Hardware & Software, Operação e Administração.

Os custos indiretos são mais vagos e difíceis de mensurar e racionalizar. Por sua natureza “invisível”, os custos são muitas vezes subestimados. Várias pesquisas apresentam, independente das empresas reconhecerem os custos indiretos, que aproximadamente 60% do custo total de propriedade são custos indiretos. Exemplos clássicos de custo indiretos são: Indisponibilidade e eficiência do usuário final.

O mais interessante é que os custos indiretos, freqüentemente, são resultantes de um planejamento mal realizado dos custos diretos. Quando se compra um equipamento ou software e não se estima (ou subestima) os custos de suporte técnico, treinamento e help-desk, estes itens passam a contabilizar nos custos indiretos, pois geralmente eles ficam fora da discussão.

No mundo real o conceito acima é facilmente entendido e praticado em quase todas as empresas. O que está na planilha de custos é o custo direto que a empresa definiu, e o que não está é o custo indireto.

Abaixo alguns mitos sobre TCO:

“TCO está relacionado apenas com tecnologia”
A tecnologia é apenas o facilitador. TCO está ligado à filosofia e melhores práticas de uma empresa. Um exemplo que podemos perceber diariamente é quando um fabricante fala que a sua solução de hardware e/ou software tem o menor TCO. É claro as características de uma nova tecnologia podem reduzir o TCO, mas se deve levar em conta a cultura/filosofia da empresa em relação aos processos inerentes dessa nova tecnologia juntamente com os custos de administração e operação, caso contrário o custo de TCO devem aumentar ao invés de diminuir. Os custos devem sempre ser balanceados com o Retorno de Investimento (ROI).

“Se o TCO de uma empresa similar é baixo o da minha deve ser também”
A comparação dos resultados sobre TCO de empresas similares em tamanho e complexidade serve apenas como referência para o início do projeto, mas não como meta. Não existem duas empresas iguais e fatores como cultura, filosofia e melhores práticas são determinantes para o resultado do TCO de uma determinada tecnologia/área de TI.

“O menor TCO é sempre a melhor escolha”
O melhor TCO é aquele me maximiza o ROI (Return of Investment). Diminuir o TCO é fácil, e em muitos lugares isso está vinculado aos custos diretos, mas escolher a tecnologia certa que traga os melhores benefícios financeiros no médio e longo prazo exige mais que reduzir o custo na hora da aquisição. Empresas que trabalham em um mercado onde o investimento em tecnologia é decisivo, geralmente optam por TCO mais altos que a média do mercado, mas que seja mais aderente à cultura e adaptabilidade da empresa, e claro, tendo como principal meta um melhor retorno do investimento.

Todos esses conceitos me lembram de um serviço pré-formatado, que a Microsoft oferece para definir estratégias, arquiteturas e metodologias de governança a médio/longo prazo, chamada de ITAP (IT Architecture and Planning) - http://www.microsoft.com/services/Microsoftservices/srv_architecture.mspx. É um serviço muito bem bolado, com documentos definidos para entrega e que ajudam a empresa alinhar o negócio com a TI. Vou detalhar melhor o ITAP no próximo posto.